1 ano depois: o que mudou com a proibição de livros físicos nas juntas comerciais

Em fevereiro de 2021, o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (Drei) publicou a Instrução Normativa nº 82 com objetivo de regular os novos procedimentos para a autenticação de livros societários. A nova lei obriga que as mais de 170 mil sociedades anônimas de capital fechado passem a autenticar seus livros de forma digital, e permitiu a utilização de softwares próprios para a gestão — prática até então proibida para esse tipo de empresa.

Historicamente, gerenciar livros societários de forma adequada não é uma tarefa simples. Livros perdidos, desatualizados, rasgados ou preenchidos de forma errada e com assinaturas pendentes de pessoas já falecidas são relatos comuns para quem lida com operações societárias de Sociedades Anônimas. Isso porque, até 2013, toda Sociedade Anônima de capital fechado deveria manter seus livros em formato físico, e a autenticação na Junta Comercial de forma presencial.

A IN82 — que substitui a Instrução Normativa nº 11, de 2013 — surgiu com o propósito de tornar mais ágil o procedimento que até então dependia do encaminhamento dos livros em papel. A partir dela, passa a ser regra que a autenticação seja feita de forma 100% online nos seguintes formatos: Livros digitalizados (Word, Excel, Google Sheets, fotocópias etc.) e Livros automatizados/escriturais (plataformas próprias para a gestão dos livros societários, com sistema de assinaturas eletrônicas e, em breve, integração com as Juntas).

Com todas essas mudanças e supostos avanços, neste 20 de junho de 2022 completa-se um ano desde o início da vigência desta instrução. Sempre foi um sonho pensar que trocaremos os livros empoeirados, que sumiam em meio a disputas societárias, por um sistema inteligente e automatizado, que ajudará as pessoas a não cometerem erros. Mesmo assim, o cenário que ainda vemos contém relatos de Juntas Comerciais que ainda aceitam livros em papel, e outras que não conseguem trazer clareza aos usuários sobre o novo processo de autenticação digital.

Com os avanços tecnológicos que vemos hoje, a Instrução Drei nº 82 tem potencial para representar um avanço digital e na segurança das informações nos livros submetidos a registro — tendo em vista que, antigamente, a burocratização retardava a manutenção de informações atualizadas sobre as sociedades e/ou empresários. Principalmente, em um momento pandêmico como o qual vivemos, a maior parte das empresas segue com pendências societárias em seus livros.

Outro ponto é em relação ao canal automático (API) que as Juntas tiveram que criar para receber os livros societários criados em sistemas eletrônicos, para modernizar e automatizar os procedimentos. Em particular, no Basement, desde fevereiro de 2020, temos trabalhado com o Drei e seus fornecedores de tecnologia para implementar uma API conectada, conforme prevê a IN82.

Com esse aniversário de um ano, a pergunta que fica é, o que mudou? A expectativa com a nova norma era de gerar maior agilidade para o processo de abertura e encerramento dos livros empresariais nas Juntas. Mesmo com relatos de que ainda existam instituições que aceitem livros em papel, vemos que a IN82 trouxe redução de custos e maior agilidade no cumprimento da legislação empresarial em vigor que, muitas vezes, se perdia na ineficiência do sistema manual — isso entre as empresas que já se adequaram à norma.