Resolução CNJ 324/2020: gestão documental e da memória do Judiciário

Introdução
A Resolução nº 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ)[1] trouxe importantes avanços e novidades para a Gestão Documental e a Gestão da Memória do Poder Judiciário. Em razão da natureza de Resolução do ato aprovado, a disciplina da matéria adquire caráter obrigatório aos Tribunais do país, então inexistente na anterior Recomendação CNJ 37/2011.  

A Gestão Documental, decorrente de mandamento constitucional, existe para assegurar o acesso à informação e a integridade dos documentos para o exercício de direitos pelo cidadão durante o tempo necessário para tal. Também existe para garantir a preservação dos documentos históricos, que fazem parte do Patrimônio Cultural nacional.

Muitos órgãos do Poder Judiciário implementaram políticas de Gestão Documental nos últimos anos e conseguiram progressos na matéria. A nova Resolução, ao estabelecer diretrizes e normas, traz maior embasamento não apenas para o descarte seguro dos processos, cuja custódia não seja mais necessária em razão do cumprimento de suas finalidades, mas também para a preservação daqueles de guarda permanente.  Com isso, espera-se alcançar considerável economia de recursos humanos e materiais empregados no armazenamento da massa documental, assim como tratamento mais adequado de conservação dos processos históricos para maior difusão e acesso a esse Patrimônio Cultural.

Nos parágrafos seguintes, veremos os principais fundamentos constitucionais e legais da Gestão Documental e da Gestão da Memória, breve histórico do Proname do CNJ e as principais novidades encampadas pela Resolução CNJ 324/2020 na normatização da matéria.

Fundamentos Constitucionais e Legais
A Gestão Documental e a Gestão da Memória, tratadas pela Resolução, encontram seus fundamentos na Constituição Federal, que prevê, em seu artigo 5º, incisos XIV e XXXIII, o acesso à informação como direito fundamental, garantindo a todos o direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral.

De maneira expressa, a Constituição prescreve, no artigo 216, parágrafo 2º, que cabem à administração pública a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

Por outro lado, o Estado deve garantir a todos o pleno exercício dos direitos culturais e o acesso às fontes da cultura nacional, conforme artigo 215.

Os acervos documentais e a memória do Poder Judiciário fazem parte do Patrimônio Cultural brasileiro, cabendo ao Estado, com o apoio da comunidade, sua promoção e proteção, conforme artigo 216, inciso IV e parágrafo 1º.

Ao Conselho Nacional de Justiça, nos termos do artigo 103-B, parágrafo 4º, da Constituição Federal, compete o controle da atuação administrativa do Poder Judiciário, em que se incluem a coordenação e a normatização das políticas de Gestão Documental e da Memória. 

Portanto, é necessário situar essa temática sob o prisma constitucional e dos direitos fundamentais, pois ainda subsiste desconhecimento sobre a matéria e o relevante papel das unidades de Gestão Documental e dos Arquivos Judiciais como guardiães de rico patrimônio histórico, que contém múltiplas fontes de pesquisa a variados ramos da ciência. 

Ademais, muitos diplomas normativos embasam a matéria, tais como as Leis nº 8159/91, 9605/98, 11.419/06, 12.527/11,  das quais se destaca a primeira, que estabelece a política nacional de arquivos públicos e privados, determinando o dever de o Poder Público promover a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
 

Breve Histórico do Proname do CNJ
O Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) foi lançado em 12/12/2008 por meio de acordo de cooperação entre o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) vinculado ao Arquivo Nacional.[2]

O termo de cooperação tinha como objetivos, dentre outros, o desenvolvimento de ações integradas com foco na implantação de política pública nacional de gestão documental e memória do Poder Judiciário; padronização das práticas e instrumentos de gerenciamento arquivístico, contemplando a harmonização dos prazos de guarda e a destinação final dos documentos de arquivo;  preservação e divulgação dos documentos históricos do Poder Judiciário.[3]

No ano seguinte, em 2009, o Programa teve início efetivo com a criação de Comitê, [4] que tem como principal função propor instrumentos de gestão documental e normas do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário-Proname [5] ao CNJ. O Comitê do Proname, composto por representantes de todos os segmentos do Poder Judiciário, do próprio CNJ e do Conarq,[6] tem importante papel para o desenvolvimento das políticas de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário.  

Como resultado desse trabalho inicial, foi editada a Recomendação CNJ 37/2011, que elencava diretrizes e instrumentos do Programa, critérios de avaliação de documentos para eliminação ou destinação à guarda permanente. A Recomendação representou notável avanço ao trazer essas orientações de Gestão Documental para o Poder Judiciário, servindo de base para a instituição das políticas próprias dos vários órgãos. [7] Houve evolução com a edição da Recomendação CNJ 46/2013, que possibilitou a celebração de convênios com órgãos ou entidades de caráter histórico, cultural e universitário para auxílio nas atividades de Gestão Documental.

Nos últimos meses, o Programa teve notáveis progressos com a edição da Resolução CNJ 296/2019,[8] que criou a Comissão Permanente de Gestão Documental e Memória, a Resolução CNJ 316/2020,[9] que instituiu o 10 de Maio como Dia da Memória do Poder Judiciário [10] e da Resolução CNJ 324/2020, ora em análise.

Resolução CNJ 324/2020: Principais Aspectos
A Resolução é composta por quarenta e quatro artigos distribuídos da seguinte forma: Capítulo I. Das Disposições Preliminares (artigos 1 a 3); Capítulo II. Do Proname (artigos 4 a 7); Capítulo III. Do Comitê do Proname (artigos 8 a 10); Capítulo IV. Da Comissão Permanente de Avaliação Documental (artigos 11 a 14); Capítulo V. Das Normas de Gestão de Documentos (artigos 15 a 30), subdividido em Seção I. Da Avaliação e Destinação de Documentos e Seção II. Dos Documentos e Processos de Guarda Permanente; Capítulo VI. Da Gestão de Documentos Digitais (artigos 31 a 34); Capítulo VII. Da Conversão do Suporte (artigos 35 a 36); Capítulo VIII. Da Gestão da Memória do Poder Judiciário (artigos 37 a 40); Capítulo IX. Das Disposições Finais (artigos 41 a 44).

Os principais aspectos da Resolução são tratados a seguir.

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